Svaki vremenski raspored odražava prioritete i zadatke osobe koja ga je napravila, jer ne postoje dvije osobe s potpuno istim shvaćanjem najboljeg mogućeg načina upravljanja vremenom. Cijelo se planiranje svodi na slijedeće - pozitivan odgovor na pitanje imate li dobar odnos s vremenom, tj. možete li ispuniti sve profesionalne obaveze, uživati u društvu ljudi koje volite i brinuti se o sebi i svome zdravlju.
| Izradu takvog rasporeda najbolje je shvatiti kako isprobavanje nove odjeće - treba vam odlično stajati i biti udobna, no ipak mora imati malo "lufta" ako se stisne u pranju. |
Priprema je osnovni gradivni element upravljanja vremenom i vrijedi svakoga trenutka koji ste utrošili na nju. No, nije dovoljno samo napraviti sjajan plan ili raspored, morate ga moći i provesti točno onako kako ste zamislili. To znači da morate biti precizni kad raspoređujete svoje dnevne poslovne i ostale obveze, to jest predvidjeti svakodnevne male pauze, prekide, krize i odgađanja.
Najbolji planovi za upravljanje vremena su holistički: oni predviđaju sve događaje iz vašeg života, ne samo radno vrijeme. Pokušajte napraviti i raspored za obitelj, prijatelje, hobije ili izlaske, a ne jednostavno tim aspektima života dodijeliti kockice na kojima piše "preostalo vrijeme" nakon što posložite svoje poslovne obaveze. Na ovaj ćete način bolje vidjeti koliko zapravo radite i kako to utječe na vaš privatni život, ta kako biste mogli vratiti potrebnu ravnotežu između ta dva aspekta života.
Jedno od najpametnijih pravila za upravljanje vremenom jest postavljanje ciljeva koji nisu samo dostižni nego i izvedivi uz normalan rad. Drugim riječima, dobro je ponekad malo produžiti vrijeme koje smatrate potrebnim da biste završili neki projekt kako biste, prvo, osigurali završetak u planiranom roku bez obzira na nepredviđene probleme i, drugo, ugodno iznenadili šefa, klijenta ili kolege završetkom prije dogovorenog roka. Razbijanjem velikog zadatka u seriju manjih i izrada rasporeda vremena za svaki korak možete napraviti gotovo sve što zamislite uz puno manje stresa i živciranja nego pokušavajući završiti sve odjednom.
Svaki veći projekt zahtijeva svoj vlastiti raspored ili plan s podjelom na glavne korake. Ako ste si zadali realne ciljeve (s uračunatim vremenom za rješavanje problema), vaš bi napredak trebao odgovarati smišljenom planu. Na taj način možete na vrijeme obavijestiti šefa ili klijenta o nepredviđenim poteškoćama koje su iskrsle zbog više sile i preraditi plan u dogovoru s njima.
Treba spomenuti i raspoređivanje zadataka. U ovom segmentu planiranja postoji podjela na dva tipa ljudi: oni koji prepuštaju posao drugima i oni koji to ne rade. Ukoliko pripadate drugoj skupini koja voli sve napraviti sama ("Ne da mi se to nekome objašnjavati" i "Bit će triput brže ako to sam/a napravim"), nemojte se ni truditi. Napravite sve sami.
| Ako ipak mislite da niste nezamjenjivi, počnite dijeliti zadatke ako je ikako moguće. |
Ne morate biti vrhunski stručnjak za izradu popisa zadaća da biste imali koristi od dodjeljivanja prioriteta zadacima. Neki ljudi imaju više popisa odjednom: popis najvažnijih zadataka, popis srednje bitnih zadataka koje treba napraviti tijekom dana i popis zadataka koje bi bilo dobro napraviti ako se nađe nešto slobodnog vremena. Najveći broj ljudi ipak ima jedan jedini popis zadataka (od njih većina samo u glavi), i on se odnosi samo na slijedeći radni dan.
Koju god varijantu koristili, jedino što će stvarno biti učinkovito jest da se te varijante pridržavate - kakve svrhe ima napraviti tri krasna popisa puna zgodnih stvari ako ćete cijeli dan provesti samo gledajući na njih i živcirajući se zbog svega što niste stigli napraviti. Veća je korist od kraćeg popisa koji svaki dan uspijete riješiti cijelu.
Kako biste iskoristili svoje vrijeme na najbolji način, bacite se na najteže i najzahtjevnije zadatke u doba dana kada znate da ste najučinkovitiji i najkoncentriraniji. Prema tome prilagodite i svoj raspored vremena i zadataka, tj. osigurajte da u tim trenucima imate potreban mir.
Jedna od važnijih stvari u planiranju vremena jest i određivanje raspona zadataka na radnom mjestu. Svi poznamo ljude koji vrlo jasno naglase granice svojih odgovornosti: "To nije moj posao", "Radno vrijeme je završilo". Svakome se ponekad dogodi da ga preplavi posao i da ga treba završiti kod kuće ili ostati duže na radnom mjestu. No, ako to postane svakodnevica, nešto ne valja - ili radite previše stvari odjednom ili ne znate raditi svoj posao.
U drugom slučaju prilagodite svoj raspored novonastalim okolnostima i pokušajte što prije naučiti sve potrebno da biste ga počeli obavljati što učinkovitije. Ako pripadate prvoj skupini počnite i vi postavljati granice, jer prekovremeni rad (unatoč većoj plaći ili dodatnim slobodnim danima) teško narušava balans između posla i privatnog života i, u konačnici, utječe na zdravlje. Stoga, naučite reći "ne" dok još imate vremena.
Izvor: www.nlp.com.hr
Damir Klemenčić